Nel precedente articolo abbiamo riassunto i cinque ambiti di carattere generale previsti dal codice nazionale, all'interno dei quali ciascun ente deve individuare i doveri di comportamento da riportare nel proprio codice.
Proviamo, quindi, ad immaginare qualche possibile integrazione, che, naturalmente, dovrà essere legata al tipo di attività svolta dal singolo ente, in base alla tipologia e alla modalità di svolgimento dei propri processi.

a) prevenzione dei conflitti di interesse, reali e potenziali

L'art.5 del codice nazionale dispone che il dipendente comunichi tempestivamente al responsabile del proprio ufficio, la propria adesione ad associazioni o organizzazioni, a prescindere dal carattere riservato o meno, i cui ambiti possono interferire con lo svolgimento dell'attività dell'ufficio.
L'integrazione che va fatta nel proprio codice potrebbe riguardare, quindi, i tempi della comunicazione (es. si prevede che il dipendente debba comunicare l'adesione ad un'associazione entro 15 giorni dall'adesione stessa) e gli ambiti di attività.
Così, ad esempio, si potrebbe stabilire che il dipendente di una società partecipata che si occupa della raccolta dei rifiuti urbani, debba informare il proprio responsabile di far parte di un'associazione ambientalista, dal momento che ciò potrebbe causare un conflitto di interessi.

In tal caso, il responsabile potrebbe attuare una rotazione del dipendente, assegnarlo ad altro ufficio o esonerarlo da attività in conflitto.
Diversamente, nel caso d'esempio, si potrebbe non ritenere attinente l'adesione ad un'associazione teatrale, nel qual caso il dipendente non dovrebbe procedere alla dichiarazione, non configurandosi alcuna ipotesi di conflitto di interesse potenziale.

Analoghe considerazioni vanno fatte relativamente all'esistenza di rapporti di collaborazione diretti o indiretti, con soggetti privati, che il dipendente abbia avuto nel triennio precedente all'assegnazione dell'ufficio (nel qual caso è previsto obbligo di astensione). Sarà compito dell'amministrazione definire, ad esempio, una soglia minima di rilevanza delle attività di collaborazione retribuita pregressa o degli interessi attuali da ricomprendere nella dichiarazione.

b) rapporti con il pubblico

Il codice nazionale riassume, all'art. 12, una serie di comportamenti da tenere nei rapporti con il pubblico (spirito di servizio, correttezza, cortesia e disponibilità, completezza e accuratezza delle informazioni, ecc...), tutti tesi a favorire la collaborazione tra gli enti e i cittadini, al fine di garantire qualità e utilità delle prestazioni.
Rapporti particolarmente delicati da controllare, si sa, sono quelli con i media, che possono sicuramente avere una ricaduta sull'immagine dell'ente. Nell'ottica di favorire la collaborazione dell'ente con la collettività, si potrebbe, perciò, decidere di integrare il codice nazionale prevedendo nel proprio codice che i dipendenti siano liberi di rilasciare dichiarazioni e interviste su determinati argomenti (es.: partecipazioni ad iniziative culturali/sociali, partenariati e collaborazioni), riservando la trattazione di altri argomenti ad altri organi perchè di loro competenza o perchè più preparati a certi tipi di comunicazioni.

c) correttezza e buon andamento del servizio

I comportamenti generali riconducibili a questa categoria sono riportati all'art.11 del codice nazionale, che prevede che il dipendente rispetti i termini dei procedimenti amministrativi, senza porre in essere comportamenti che possano far ricadere sui colleghi attività di propria competenza, che utilizzi correttamente i permessi di astensione dal lavoro, che utilizzi materiali e attrezzature esclusivamente per finalità lavorative e nel rispetto delle indicazioni fornite dall'ente.
All'interno di questa categoria, si potrebbe sicuramente prevedere l'obbligo di rispettare le policy di sicurezza imposte dall'ente circa l'utilizzo dei pc aziendali (es.: impostare una password di accesso al pc con determinati elementi minimi, impostare lo screensaver dopo 1 minuto di inattività o quando ci si allontana dalla postazione, ecc..), oppure promuovere politiche eco-friendly (non utilizzare bottigliette o bicchieri di plastica, limitare le stampe per sprecare meno carta e comunque utilizzare carta riciclata, ecc...).

Dato il sempre più diffuso utilizzo dei social network, inoltre, è consigliabile regolarne l'utilizzo durante l'orario di lavoro, oppure prevedere che i dipendenti si astengano dal rendere pubblico tramite i propri profili social, informazioni/foto/video/audio/notizie che possano ledere l'immagine dell'ente, dei colleghi, o la riservatezza e dignità delle persone.

Altro aspetto che sicuramente deve trovare spazio nel codice di comportamento di ogni ente, oggi più che mai, è la regolamentazione dello smart working. E' possibile indicare le regole di condotta che il dipendente deve rispettare durante il periodo di lavoro agile, ad esempio prevedendo l'obbligo di comunicare un recapito personale su cui essere contattato, individuare gli orari in cui il dipendente deve essere raggiungibile su tale recapito, indicare le policy per l'utilizzo delle attrezzature informatiche personali a fini lavorativi e le policy per il trattamento dei dati personali, stabilendo l'obbligo del dipendente di rendersi disponibile a partecipare ai meeting organizzati dall'ente o a non mostrare riluttanza a partecipare ad eventi formativi in streaming o on demand.

d) collaborazione attiva dei dipendenti e degli altri soggetti cui si applica il codice per prevenire fenomeni di corruzione e di malamministrazione

La collaborazione dei dipendenti all'emersione e alla prevenzione dei fenomeni corruttivi deve emergere sia in fase di predisposizione delle misure di contenimento all'interno del PTPCT, sia in fase di attuazione. Ricordiamo, infatti, che il codice di comportamento costituisce elemento complementare del PTPCT e che la violazione degli obblighi contenuti nei due documenti è fonte di responsabilità disciplinare. E' necessario, quindi, che i dipendenti assumano un atteggiamento proattivo e non si limitino a subire le decisioni prese da altri.
Le indicazioni del codice nazionale riguardanti prevenzione della corruzione e trasparenza, sono riportate negli artt. 8 e 9, in cui si ribadisce il dovere del dipendente di rispettare gli obblighi in materia di trasparenza e tracciabilità dei processi decisionali, e le indicazioni contenute nel Piano Triennale per la Prevenzione della Corruzione, compreso l'obbligo di denunciare illecititi di cui sia venuto a conoscenza.
In tal senso è sicuramente utile, ad esempio, per gli enti che utilizzano il nostro software Wb33 per le segnalazioni di Whistleblowing, prevedere l'obbligo di registrazione da parte di tutti i dipendenti (N.B.: la registrazione non implica la segnalazione), per garantire la perfetta operabilità del servizio e collaborare a tutelare i colleghi che volessero inviare una segnalazione. Rammentiamo che il software garantisce in ogni caso la riservatezza dei dati del segnalante.

e) comportamento nei rapporti privati

L'art. 10 del codice nazionale ha una portata davvero molto ampia, vietando al dipendente di sfruttare in qualsiasi modo la propria posizione per ottenere utilità che non gli spettano, e di tenere qualsiasi comportamento che potrebbe nuocere all'immagine dell'ente.
Si potrebbe prevedere, all'interno di questa categoria, l'obbligo del dipendente di informare preventivamente il proprio dirigente di essere stato invitato o comunque di voler partecipare come oratore a convegni e incontri, in qualità di rappresentante dell'ente, perchè ciò potrebbe in qualche modo nuocere all'immagine diffusa dell'ente stesso, oppure perchè potrebbe celare uno sfruttamento della posizione ricoperta dal dipendente per ottenere vantaggi privati.
In questo ambito, poi, trovano posto tutte le disposizioni atte ad impedire al dipendente di anticipare gli esiti dei procedimenti, ad esempio comunicando ad un conoscente, prima dei termini previsti e con modalità non adeguate, l'ottenimento o meno di un sussidio o di una concessione.

Da questi pochi esempi appare chiaro, dunque, che ciascun ente deve necessariamente calare le disposizioni del codice nazionale nella propria realtà aziendale, dovendo il codice essere "personalizzato", trasformando i casi generici in casi concreti che si possono verificare in conseguenza all'attività svolta dall'ente.

Per qualsiasi necessità, potete rivolgervi, come sempre, al nostro helpdesk.